社会人として働いていれば誰しも一度はやらかした経験がありますよね。
私はそそっかしいところがあるため、結構大きめなうっかりミスをこれまで何度もやらかしています。
今日はそんな私のやらかしエピソードをご紹介しようと思います。
これから社会人になることに不安を抱えている方や、事務員を目指しているけど正確な仕事が出来ないと駄目なのかな？と心配している方へ、こんな私でも働けているよ、と励ましになれたら嬉しいです。
請求書の送り間違い事件
まずは、一歩間違えたら大事件。（すでに大事件ですが…）
請求書を別のお客様へ送ってしまった大やらかし。
紙の郵送請求書から電子請求書に切り替わった直後にやらかしてしまったのですが…
作成した請求書を数社分まとめてPDFで確認していたある日のこと。
急ぎ他の業務をお願いされている間にほんの一瞬別作業を挟んでしまったところ、まとめたPDFファイルを個別のPDFファイルに差し替えるのを忘れてしまい、そのまま送付先の一社へそのまま送ってしまいました…。
送付前に自分ではきちんとWチェックをしたつもりだったのですが、それでもやらかしてしまい…幸い送り間違えてしまった企業様はとても善良な企業様で、送付した請求書を中身を見ずに破棄してくださいました。
一歩間違えれば大惨事になっていたやらかしのため、その日1日本当に落ち込みました。
その後、どんなに確認したつもりでもミスしてしまうときはあるので、業務を並行したり、数社まとめて対応する時は誰か他の人にWチェックをお願いしてミスする確率を減らせるようにしました。
急かされて作った見積書、ケアレスミスだらけの結末
請求書の送り間違いだけではありません。。
実は私、ミスだらけの見積書をお客様へ送ってしまったこともあります。
もちろんテキトーにやったわけでも、
Wチェックをしなかったわけでもありません。
ただ、急ぎで欲しいと時間指定をされてしまい焦ってしまったのです。
当時はまだその会社に入社してそこまで経っておらず、見積もり作成に慣れていなかったんです。
もちろんそれはただの言い訳で、これもまた他の人にＷチェックをしてもらえば防げた可能性が大いにあります。
それ以来、急ぎで見積書の作成依頼が来た場合は、依頼者が社内の人であればその人に一部負担を負っていただくという意味でもWチェックをしてもらい、そうでなければ社内の誰かにWチェックを必ずお願いするようにしています。
急ぐことと、焦ることは全然違います。
私の経験上、焦って対応した業務の仕上がりは良くないことがほとんどです。
今はどんなに急いでいても、焦りそうになったらまず深呼吸をして業務にあたるよう心がけるようにしています。
100枚近い紙を無駄にした大量印刷ミス
次は事務仕事をしていると誰でも一度は経験のある印刷ミス。
今でもわりとしょっちゅうあるのですが…
事務員になりたての頃の私は、
ただの印刷ミスとしては捉えていけない枚数の印刷ミスをやらかしました。
そうです。100枚近く無駄に印刷してしまったのです…
ことの発端としては、まずよくある部数の入力ミス。
そしてそれと重なり、ページの設定ミス。
マニュアルの一部を配布用として印刷をお願いされたのですが、範囲を設定したつもりが、実際には反映されていなかったんです。
それに気づいた頃にはもう手遅れ…
100枚近くの紙を無駄にしていました…
入社したばかりのやらかしだったこともあり、それはもう必死に謝りましたし、それ以降印刷するときはこれでもかというくらいに範囲と部数の確認は行うようにしています。
「失礼します」の大声とお茶までこぼした日
そしてこれまた事務員になりたてで入社したばかりにやらかしたことですが、来客のお茶出し時にもう打合せが始まっているというのに緊張から「失礼します！」と思ったよりも大きく響く声で言ってしまったんです…
ここまでなら、まぁ笑って誤魔化すことも出来なくはないですが…
そのやらかしでより緊張してしまい、持っていたお茶をドアにぶつけてぶちまけてしまったんです。
幸いお客様の服を汚してしまうようなことはありませんでしたが…
当たり前に打合せを中断させてしまうし、変な空気にしてしまいその日は心から1日中、穴があったら入りたい気持ちでいっぱいでした。
これは何か対応策を考えたというよりも、それ以降めげずに積極的に対応させてもらうことでいつの間にか慣れて、ただお客様へお茶を出すという業務に緊張することはなくなりました。
対人対応に慣れていなかったのはもちろんなのですが、今となっては何であんなに緊張していたのか不思議で仕方ないくらいです笑
お客様の名前を呼び間違えてしまった日
そして次も来客対応にまだ慣れていなかったときのやらかしですが、お客様の名前を呼び間違えて案内してしまったことです。
これだけ聞くと、これまでのやらかしに比べてそうでもないように思えますが…
呼び間違えた相手がライバル会社や関係の良くない会社だったら…？
考えただけでゾッとしますよね。。
このミスに対する対応策としては、もう案内時にはっきりと名前を呼ばないという工夫にしました。
例えば、社内への案内では相手の名前を呼ぶ必要は別にないですし、担当者へ引き継ぐ際には「お約束のお客様です」「銀行様です」「業者様です」これだけで担当者へは通じるので、無理に名前を呼ぶ必要はないなと学びました。
これも結局は何度も経験することで、ここまでなら省略しても大丈夫だなといった感覚を掴むことですね。
やらかしても大丈夫、そこからどう立て直すかが大切
色々なやらかしをご紹介しましたが、私は本当に色々とやらかしてきています。
結構大きなミスもしていて、よく社内で干されなかったなと思うくらいには…。
こんなにやらかしても（とはいっても全て1社でやらかしたわけではありません）、それでも社内で立場を失わずにいられたのは、おそらくやらかした時には素直に謝って、そして今後同じミスを侵さないよう対策を立てて、実際そのあとに同じミスはほとんどやらかしていないおかげなのではないかと自分では思います。
最後に
正直ここに書いてないミスも数え切れないくらい、私はやらかして今に至ります。
もしあなたが今、事務員を目指してみたいけど色々と不安…と考えているなら──
大丈夫です。
こんな私でもなんとかなっています。
もちろん、素直に謝ってちゃんと直す、という前提ありきですけどね。
それでも不安という方は、転職エージェントに相談してみるという選択肢だってあります。
相談するだけは無料なので、気になるならまずは行動してみちゃいましょう！
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