業務効率化や仕組みづくりというと、多くの人が「ツール」や「システム」の裏技のようなものを思い浮かべるのではないでしょうか。
でも実は、業務効率化って“人の動き”も含まれるんです。
たとえば、同じ仕事をしているメンバーが複数いるのに、一人だけ業務量が偏っていて、そのせいで全体の流れが滞ってしまっている場合。
もし手が空いている人と分担できたら、それだけでぐっとスムーズに進むこともあります。
最近の仕事で、それをまさに実感する出来事がありました。
今日はそんな気づきを少しだけ記録に残してみようと思います。
「自分だけで抱えないこと」が、仕事の流れを変えてくれた
何でも自分でやろうとして空回りしていた
私は人に頼るのがちょっと苦手です。
「できる人に見られたい」という見栄もあれば、
「お願いしたら迷惑かな」「うまく伝えられなかったらどうしよう」
そんな不安で頭がいっぱいになってしまって、結局ひとりで全部抱え込んでしまう。
そんな時期がありました。
でも…その状態を続けていてうまくいくはずもなくて。
結局間に合わなくなって、最後は周りにヘルプを出して迷惑をかける。
そんなことが何度か続いてしまったんです。
そのときに、ようやく気づきました。
どうせ最終的に誰かに頼るのなら、
ギリギリになる前にお願いしたほうがずっとラクだし、自分も周りも余裕を持って動ける。
そしてそれは、自分だけでなく「チーム全体の業務効率化」にもつながるんだと。
ちなみに、見栄を張ってしまう自分については別の記事で少し深掘りしています。
よかったらこちらも読んでみてくださいね。
→ “できる人”に見せるのをやめたら、職場で少しラクになった
思い切って頼ってみたら、意外なほどスムーズだった
思い切って頼ってみる――といっても、もちろん相手の状況を考えることは大前提です。
ただ「これお願い！」と一方的に投げるのではなく、
「今●●の業務を抱えていて、××までに終わらせなければいけないのですが、私一人だと間に合わなさそうで…。もし手が空いていたら、少しだけご協力お願いできませんか？
今度＊＊さんが大変なときは私が手伝いますね。」
そんなふうに相手への配慮やお互いさまの気持ちを込めてお願いすれば、多くの人は案外あっさり助けてくれるんです。
自分がお願いされた側だったら、きっと同じように手を差し伸べると思いませんか？
それに気づいてから、私は少しずつ “頼ること” のハードルが下がりました。
そしてもうひとつ気づいたのが、人に頼ったからといって、自分の存在価値が減るわけじゃないということ。
むしろ余裕ができた分、より丁寧な対応ができるようになり、以前より信頼されて仕事を任せてもらえるようになった気がします。
お願いするときに私が意識していること
とはいえ、自分の業務を他の人にお願いするからには、気をつけるべきこともあります。
私が普段意識しているポイントは、以下の通りです。
- 依頼内容は明確に伝える（どの部分を・いつまでに・どんな点に注意が必要かを具体的に）
- 言った言わないの防止のため文章で残す（チャットやメールなど、あとで確認できる形に）
- 時間のかかる内容なら、進捗確認を適切に行う（放置しっぱなしにならないように）
- 依頼しても責任は自分にあると心得る（最終チェックは必ず自分で）
気を付けていること全般に言えることですが、依頼したからといって、
いえ、むしろ協力をお願いしたからこそ、責任をきちんと持つことを忘れないようにする必要があります。
皆さんも、もし周りに助けを求めるときは、責任自体は自分にあることを忘れずにお気を付けください。
自分だけで抱えようとしない。それも効率化の第一歩
「全部自分でやらなきゃ」と思い込んでいた頃が一番非効率でした。
周りに頼るようになってからは、自分に少しずつ余裕ができるようになって、
きっとそれがきっかけで、他にも頼りやすくなった人がいるんじゃないかなと思います。
…私がそう思いたいだけかもしれませんけどね。笑
でも実際、無理せず働ける人が増えたほうが、チームや会社全体としての生産性は確実に上がります。
それに、お願いした相手の進捗を把握する必要があるので、
自然と「全体を見て動く力」や「小さな進捗管理スキル」も身についてきました。
ちょっとしたことですが、自分でも気づかないうちに成長できていた気がします。
こんなふうに、仕事を誰かに託すことって、決して「手放す」ことではなくて、
「チームで動く第一歩」だったんだなと今では思います。
全部を背負わなくて大丈夫。
少しずつでも、信じて、頼って、前に進めたらきっと大丈夫です。
最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
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