総務事務のリアルな日常

前回は営業事務が実際どのような仕事をしているのかをご紹介しました。
今回は事務のなかでも何でも屋である『総務事務』についてご紹介していこうと思います。

総務事務の主な仕事内容

総務事務の仕事内容を簡単に説明するならば会社の何でも屋さん。
例えば社内の備品管理であったり、社員の情報管理や契約の書類準備等どこの課の仕事なのか明確に振り分けることの難しい業務の第一受け入れ窓口となります。

年間スケジュール

総務の仕事については1日のスケジュールというよりは月単位や年単位でのスケジュールに合わせて動くことが多く1日の決まったスケジュールというものは営業事務同様ほとんどありません。

なので総務事務については大体の年間スケジュールをご紹介しようかと思います。

上記の年間スケジュールと並行して以下の通常業務・突発業務が入ってきます。
　・社員の出張に伴う宿泊手配
　・社用車の車検手配
　・社内のお知らせ作成
　・契約書対応
　・電話対応、来客対応（営業事務とは違い会社の窓口としての対応になります）

やりがいと大変さ

総務事務のやりがいは営業事務と似ていて、基本的には社内のサポーターなので同僚や上司に感謝されると自分の仕事をきちんと見てくれているんだなと嬉しくなります。
事務職のやりがいはどの事務でも大体同じなのかもしれませんね。

次に大変さですが…
業務内容が統一されておらず優先順位をつけて仕事するのが割と大変なところです。
季節対応の業務は特に数日～数週間かかることも多く、そこに突発業務も入ってくるので何をいつまでに終わらせなければいけないのかの状況把握がとても大切です。

会社の何でも屋なので業務によってやることや覚えること、問い合わせ先がてんでバラバラ。
しかも大体の業務がいつまでに終わる？あれどうなってる？と頻繁に催促を受けます。
それらに対応するのが本当に大変でした…。

必要なスキル

必要なスキルはOfficeソフトの最低限基本操作、コミュニケーション力、臨機応変な対応力です。
営業事務の必要スキルでも同じような内容を話しましたが、おそらくどの事務職にもコミュニケーション力と臨機応変さは求められると思います。

もしコミュニケーションを取るのが苦手だから事務職を目指したい、と思っているのであれば絶対にやめた方がいいです。
事務職は誰かのサポーター的役割になることがほとんどなのでコミュニケーションは必須です。

最低限、報連相がきちんとできないのであれば多分円滑に仕事が回らないと思います。
総務は外部に予約・問い合わせの連絡をすることも多いので電話対応が苦手な人も難しいです。

未経験でも目指せるか

総務事務も未経験でも目指せます。

業務内容はおそらく会社によって結構違うのかなと感じました。
人数の少ない会社だとそもそも総務しかなく事務業務に関わるものはすべて何でも屋総務にお願い状態でしたし…。
だから、分からないことは素直に聞く等コミュニケーションがきちんと取れる人であれば1から業務を覚えて、後々みんなから頼りにされる総務事務員さんになることは全然可能です。

総務事務を目指す人へ

総務事務って結構大変です。
何でも屋、悪い言い方をすると他の事務職よりも専門性がないために会社によっては見下されることもしばしばありました。
でも、総務って会社を会社として快適に機能させるために本当に必要なんです。
だからこそ、誰に感謝されずとも人知れず大切な業務をこなすというポジションに不満を持たない人であればピッタリだと思います。