事務職として働き始めて気づけば約8年。
これまで複数の会社で、いろいろな事務員さんと一緒にお仕事をしてきました。
そのなかで「この人頼りになるな」「同じ事務職として見習いたいな」と感じた方も何人かいました。
今回はそんな経験をもとに、事務職目線で感じた “この人、向いてる！” と思えた瞬間をゆるっとお話ししてみようと思います。
事務職に向いている人
この方頼りになるなぁ、と思った事務員さん
以前働いていた会社の事務員さんに周りをよく見ている方がいました。
その方は後輩が落ち込んでいるとコソっとお菓子を差し出してもう少し一緒に頑張ろうねって声をかけたり、少し深刻そうな相手には無理には聞きださないけど気分転換に誘ってみたりと、ここまで出来るの本当にすごいなと思うくらいに周りを見ていて、その方のお陰で会社を辞めずに続けられたという人がたくさんいたんです。
私もその方の後輩だったので、何かあったら相談に乗ってもらったりとても頼りにさせていただいてました。
営業事務の日常 や 総務事務の日常 でもお話しましたが、事務員って実は思ってるよりもコミュニケーション能力が必要だったりします。
なので、こういう事務員さんがいるとつい頼りにしてしまいますよね。
私もこんな風になりたい！と思った事務員さん
私がこんな風になりたいと尊敬していた事務員さんはミスが起きたり、突然クレームが来たりしても冷静に対応できるか方です。
また以前働いていた会社の事務員さんの話ですが、その会社は納期遅延や納品ミスを度々起こしてしまう会社で、お怒りの連絡（いわゆるクレーム）がそこそこ多い会社でした。
なのでみんな電話に出たがらない雰囲気になってしまっていたのですが、その方はそんな中でも率先と電話に出てクレームにもこちらが謝る内容であればきちんと誤り、理不尽なクレーム内容であれば毅然とした態度で対応する。
本当に凄い方でした。
私もこんな風になりたいと思いながら仕事をして数年。まったくなれていません笑
といいますか、なれていないことでその方のすごさをより感じています。
事務職として働くうえであった方がいいなと感じたスキル
頼りになるなぁと感じた事務員さんやこんな風になりたいと思った事務員さんを思い出しながら、私が個人的に事務職として持ってるととても便利だなと感じたスキルを一覧にしてみました。
- ある程度のコミュニケーション力
- 高いコミュニケーション力が高くなくとも周りをよく見れる
- ミスがあっても落ち着いて対応できる
- 地味でも大事なことをきちんとやれる責任感
- 細かい作業もコツコツ積み重ねられる力
ある程度のコミュニケーション力
突然元も子もなくて申し訳ありませんが…
誰とでもおしゃべり出来るとかそこまで必要なわけじゃないんです。
事務職って誰かのサポート業務になることが多いので、分からないことをそのままにせず質問できたり、何かミスしてしまったときにきちんと報告が出来る。
そういった意味である程度のコミュニケーション力が必要かなということです。
高いコミュニケーション力が高くなくとも周りをよく見れる
察する力というか、考える力というか、お願いされた仕事をただ淡々とこなすだけではなく、その一歩先まで動けるようになると事務員としてとても重宝されます。
例えば上司から「次の会議で使用するからこの資料用意しといて」とお願いされたとします。
それに対して「以前似たようなお願いされたときは別の比較資料も後から追加でお願いされたな。今回も必要かどうか確認してみよう」みたいな感じでお願いしてきた相手のことをちゃんと考えながら仕事をするという感じです。
ミスがあっても落ち着いて対応できる
どんなに出来る人でも人間なのでミスをします。
なので大事なのはミスをしないことではなく、ミスをした後にどう対応するかです。
事務員は細かいけど大事な仕事を請け負うことも多く、ミスをそのまま放置すると後から大事になることも多いです。
そのため、ミスしたら放置せずきちんと報告する。
そしてなんでミスが起きたかを振り返って次同じミスを起こさないよう防止に努める。
こういう対応を落ち着いて行うことが大事だと思います。
地味でも大事なことをきちんとやれる責任感
尊敬する事務員さんでも話しましたが、電話対応のように大事だけどみんながやりたがらないことを責任をもって対応する等ですね。
他にもありますがこれはどの会社でも同じな分かりやすい例かなと思ってあげました。
実はこういうことって社内の人だけでなく社外の人もきちんと見てくれているようで、以前に上司から「この会社の事務員さんの対応は素晴らしいね。信頼できる会社だって思えたよ。って取引先の方から言われたよ、ありがとう。」と言ってもらえたことがあって、責任をもって対応していれば誰かがちゃんと見てくれてるんだなと嬉しくなりました。
細かい作業もコツコツ積み重ねられる力
全てがそうとは言いませんが、細かいし同じ作業の繰り返しってことが結構あります。
例えば紙で保管していた書類を電子化するから内容書き込んでおいて、ってお願いされたり…。
本当に手間も時間もかかる面倒くさい作業も山ほどあります。
そういう作業をミスなく根気強く続ける力、またはその作業をどうしたら効率よくこなせるか考える力、そういった力も事務員としてはかなり大切かなと思うことが多々ありました。
これらのスキルがあれば事務員として結構重宝されると思います。
私が頼りにしていた先輩方がまさにそんな事務員さんたちで、もれなく上司や同僚から頼りにされている方々でしたので、個人的には間違いないと思っています。
おわりに
あくまで私が個人的にこういう人が事務員に向いているなぁと思ったお話しなので、当てはまってないからといって事務職に就けないわけじゃないので安心してくださいね。
事務職にどこまで求めるかって実は会社によってピンキリです。
なので、自分に合う働き方を見つけていけたらそれで十分だと思います。
もし画面の前のあなたがこれから事務職を目指すという方であれば全力で応援します！
一緒に事務職ライフを頑張りましょう！
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